做人事这行，最怕领导突然甩过来一句："把咱们公司的组织架构图画一下，下午给我。"你嘴上答应得痛快，心里却慌得不行。画图软件不会用，专业工具没装过，百度半天教程还全是付费的。其实啊，真没必要那么折腾，你电脑里那个天天用来做考勤、算工资的Excel，就能干这活儿。而且我跟你打包票，掌握了我下面说的这三步，十分钟之内你就能交出一张像模像样的架构图，比那些花里胡哨的软件做出来的还清楚。

第一步，也是最关键的一步，就是别急着画，先把你脑子里的公司人员关系落到表格里。你打开Excel，别管那些花哨的模板，就建一个最普通的空白表。第一列写部门名称，比如"总经办"、"人事部"、"销售部"。第二列写这个部门下面的职位，像"人事总监"、"招聘专员"。第三列写在这个职位上的人名。注意，别按职位高低从上往下排，要按汇报关系来。总经理在最上面一行，然后是他直接管的几个总监，再往下是各总监手下的经理，才是具体干活的员工。这就像搭积木，你得先把积木块按顺序摆好，后面才能拼出形状来。你要是直接上来就画框框，画到一半发现漏了个人，或者层级搞错了，那才叫欲哭无泪。

数据排好了，第二步就进入正题了。你选中刚才那一整片区域，从最左上角的单元格开始，拖到一个名字那里。然后点Excel顶部菜单栏里的"插入"，在插图的选项里，找到那个长得像一棵树一样的图标，叫"SmartArt"。点开它，别被里面一堆图形吓着，你就在"层次结构"这个分类里找，选第一个"组织结构图"就行。选完之后，神奇的事情发生了，你那张平平无奇的表格，唰的一下就变成了一张有框有线、层次分明的架构图。这时候你可能会发现，哎，怎么有些名字挤在一起，有些框是空白的？别慌，这是正常现象，因为Excel是按照你表格里的行数来排的，你只需要对着右边的文字框，把对应的姓名填到正确的位置里就行，就跟玩拼图一样。

不过，光变成图还不够，咱们人事做出来的东西，得让领导看着舒心。所以第三步，就是收拾收拾这张图，让它变得既专业又好看。你单击一下架构图，顶上会出现一个"设计"选项卡，里面有好几排现成的配色方案。别全用那个蓝不拉几的默认色，试试那个灰蓝配白，或者墨绿配浅绿的，看着就高级。再点一下"更改颜色"旁边的小箭头，还能换单色或者彩色。字体的调整也别忽略，选中所有文字，把字号调到12号左右，加粗，这样打印出来或者投到屏幕上，后排的人不用眯着眼也能看清楚。如果你觉得框与框之间太挤了，就点一下右下角的那个小方块，往外一拖，整个图就舒展开了。

说到这儿，可能有人要问，那要是公司几百号人，我这张图不得画到天荒地老？这里我教你个偷懒的窍门。你不用把每个人都画上去，架构图嘛，画到部门经理这个级别就够了，或者画到主管也行，普通员工的名字你可以放在部门下面用个小括号备注一下"共15人"。这样既显得你干活细致，又不用费劲巴拉地把所有名字都敲进去。还有就是，有些部门是虚线汇报的，比如财务部既要听总经理的，也要听集团总部的，这种关系你可以在SmartArt里右键点击那个框，选择"更改形状"，把它换成虚线框，或者在旁边加个文本框说明一下。这些小细节，领导一看就知道你是个内行。

另外，我发现很多新手做这个图，最喜欢干的一件事就是把Excel里面的单元格合并来合并去，然后自己画线。我劝你千万别这么干，又慢又容易错。你想想，要是画到一半，领导说"把小张从技术部调到产品部"，你手动改得改半天。但你要是用我刚才说的SmartArt方法，只需要回到最开始的表格里，把小张的名字从技术部那行剪切到产品部那行，然后右键点一下架构图，选"重新布局"，哗啦一下，图就自己更新了，省多少事儿啊。这就是为什么我强调一定要先把数据表做好，因为那个才是源头，图只是它的一个投影而已。

等你把这三步都做熟了，我再教你个锦上添花的招。你可以把这张架构图单独复制出来，粘贴到Word或者PPT里，作为公司制度文件的附件。或者干脆在Excel里，把那些框框的填充颜色改成跟部门对应的颜色，比如销售部用红色，技术部用蓝色，然后加个图例，放在图的右下角。这样领导一眼就能看出哪个部门人多、哪个部门层级深，不用你多费一句口舌。我见过最夸张的一个HR同事，她甚至用Excel做出了带照片的组织架构图，就是在每个框里右键"更改图片"，把员工的证件照放进去，那效果，简直跟专业的人力资源系统导出来的一模一样。

说到底，用Excel做组织架构图，难的不是技术，而是你有没有那个把复杂事情拆解的耐心。很多人一听到"架构图"三个字，就脑补出一堆复杂的操作，其实你看，无非就是先列数据，再点插入，调格式这三板斧。等你熟练了，从拿到名单到交付成图，绝对用不了你喝杯咖啡的时间。下次领导再给你派这个活儿，你就大大方方接住，回头偷偷打开这篇文章，照着做一遍，保证他看了都得问你一句："这图用什么软件画的？挺专业啊。"你到时候就微微一笑，告诉他："就咱们天天用的Excel啊。"